Cara Membuat Mail Merge di Ms Word 2007

Cara Membuat Mail Merge di Word 2007

Mail merge adalah salah satu fasilitas yang disediakan oleh Ms.word untuk mempermudah pekerjaan kita dalam membuat surat atau sertifikat yang isinya sama tetapi tujuannya berbeda. Hanya saja ada sedikit perbedaan dalam proses pembuatannya pada Ms.word 2007 dengan versi sebelumnya, walaupun prinsipnya sama yaitu dengan membuat “Dokumen master” atau “Main document” yaitu dokumen yang berisi surat tersebut yang isinya sama, dan yang kedua membuat “data source” yaitu daftar yang bersi data (seperti : nama, jabatan, alamat atau tempat tanggal lahir)  yang kemudian kita gabungkan sehingga menjadi dokumen yang kita inginkan. Fitur ini sangat membantu terutama bila penerimanya sangat banyak. Mail merge juga dapat digunakan untuk membuat sertifikat, label, dan amplop. Untuk membuat mail merge terdiri dari 2 dokumen, yaitu:

1. Dokumen Master, dokumen yang isinya sama untuk semua penerima.
2. Data Source, yaitu dokumen yang isinya khusus untuk masing-masing penerima, misalnya nama dan alamat penerima. Data source dapat berupa data di Excel, Access, Contact pada Outlook dan sebagainya.

  Pada tutorial ini, data source menggunakan Excel, karena cara ini lebih cepat. Selain itu:

• Lebih mudah mengontrol dan menambah data baru. 
• Lebih mudah membaca data yang ditampilkan di lembar kerja Excel terutama bila kita ingin memperbaiki kekeliruan seperti salah pengejaan dan sebagainya.
• Juga mempermudah menyalin data source pada dokumen Excel ke lembar kerja yang lain. Misalnya dalam membuat sertifikat pelatihan yang pesertanya lebih kurang sama, maka akan lebih mudah memilih nama pada lembar kerja tersebut dan menyalinnya ke dokumen (data source) baru.

Langkah-langkah membuat mail merge, disini saya akan membuat cara pembuatan sertifikat. Dalam acara seminar-seminar sering kita jumpai yang namanya sertifikat, ia bukan. Sertifikat sebagai tanda penghargaan kita sebagai panitia maupun peserta seminar. Lalu bagaimana sii cara pembuatannya kan pesertanya banyak brarti kita harus ktak-ketik-ketak-ketik leptop terus untuk mengganti nama orang yang sangat banyak itu loh, isinya sii sama tapi dengan nama yang berbeda? Kan cape. Jangan khawatir di sini Mail merge akan membantu kita dalam kegiatan-kegiatan. Nah ini dia langka-langkanya, yaitu sebagai berikut:

Tahap I Membuat Data Source

Buat data source di Excel seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Data Sertifikat.

Tahap II Membuat Dokumen Master

Buat dokumen master sertifikat di Word seperti contoh di bawah ini dan simpan dengan nama Master Sertifikat. Beri jarak untuk meletakkan nama dan tanda jabatan .Dokumen ini jangan ditutup karena kita akan lanjutkan ke langkah berikut: menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master.

Tahap III Menggabungkan Data Source dengan Dokumen Master

Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Start Mail Merge. 

Selanjutnya kita akan memilih data source. Pada Mailings tab, grup Start Mail Merge, klik Select Recipients.

Pilih Use Existing List, dan cari lokasi dokumen (Data Sertifikat) pada kotak dialog Select Data Source. Kemudian klik Open untuk menampilkan kotak dialog Select Table. 

Pada kotak dialog Select Table, klik lembar kerja yang berisi sumber data dan pastikan kotak First row of data contains column headers dicentang. Kemudian klik OK. 

Sekarang kita akan menempatkan data pada masing-masing tempatnya. 

Taruh di kursor di bawah tulisan Diberikan kepada:, kemudian pada Mailings tab, grup Write & Insert Fields, klik Insert Merge Field dan pilih Nama. 

Lakukan juga hal yang sama pada Sebagai dan sekarang tampilan dokumen akan seperti contoh di bawah ini. Data ditampilkan dalam tanda kurung siku dua  <<data field>>.

Untuk melihat hasil penggabungan, klik tombol PreviewResults. Hasilnya akan eperti tampilan di bawa ini.

Sertifikar akan ditampilkan per data. Klik tanda panah untuk berpindah antar data. Jika masih ada yang ingin diubah, klik lagi tombol PreviewResults dan lakukan perubahan yang diinginkan.

Tahap IV Menyimpan dan Mencetak Mail Merge

Pada tahap ini, klik tombol Finish & Merge dan pilih:

Print Documents, untuk mencetak surat. Ada 3 pilihan:

1.     All untuk mencetak semua surat.

2.    Current record untuk mencetak surat pada halaman yang aktif.

3.    Isi nomor urut data pada kotak From dan To, untuk mencetak surat yang dipilih saja.

Edit Individual Documents, untuk menyimpan hasil penggabungan ke dokumen baru. Pilihan sama dengan di atas (All, Current record dan nomor urut tertentu). Pada dokumen baru, setiap surat akan ditampilkan per halaman. Jangan lupa menyimpan dokumen baru tersebut.

Nah, itu salah satu cara pembuatan Mail Merge di Word 2007. Sertifikat untuk seminar siap di bagikan. Hehe. Selamat mencoba, semoga bermanfaat :)